Como fazer inventário de estoque: o passo a passo do balanço

1. Planeje antes de contar

O inventário começa dias antes da contagem. Defina:

• Escopo: loja inteira, depósito, uma categoria ou um centro de distribuição. Inventário geral conta tudo; o rotativo conta uma parte de cada vez.
• Data e horário: de preferência com a operação parada ou com o movimento mais baixo do mês. Contar com venda e recebimento acontecendo cria diferenças que não são erro de ninguém.
• Corte de movimentação: a partir de que nota de entrada e de que venda o estoque do sistema vai ser "congelado" para a comparação. Combine isso com o fiscal e com a contabilidade.
• Equipe: quantas pessoas, quem lidera, quem audita. Calcule pelo número de itens e pelo prazo, e deixe uma margem para a recontagem.

2. Prepare o estoque e o cadastro

• Cadastro atualizado: produto sem código de barras cadastrado vira "não cadastrado" na contagem e atrasa todo mundo. Exporte o cadastro do ERP pouco antes do inventário.
• Organização física: junte o que está espalhado, separe avarias e vencidos e tire do caminho o que não entra no inventário (consignado, mercadoria de terceiros).
• Seções: divida o espaço em seções (uma gôndola, uma prateleira, uma rua do depósito) e identifique cada uma com uma etiqueta. Seção é a unidade de trabalho: quem conta, quem audita e o que falta, tudo é controlado por ela.
• Entradas pendentes: confira as notas recebidas e ainda não lançadas, para não contar mercadoria que o sistema ainda não conhece.

3. Conte por seção

Cada conferente recebe uma seção, conta tudo o que está nela e só então passa para a próxima. Algumas regras que evitam a maior parte dos erros:

• Contagem cega: quem conta não deve ver a quantidade do sistema. Saber o número "esperado" induz a encontrá-lo.
• Peça a peça ou em bloco: bipar unidade por unidade é mais seguro em itens soltos; caixas fechadas e iguais podem ser contadas digitando a quantidade. Deixe claro quando cada forma vale.
• Sem pular seção: uma seção esquecida aparece no fim como falta, e a busca por ela custa caro.
• Leitor em vez de prancheta: anotar no papel e digitar depois dobra o trabalho e os erros. Um celular com leitura pela câmera já elimina a digitação.

4. Audite as seções

Auditoria é recontar uma parte das seções, por outra pessoa, para medir a qualidade da primeira contagem. Priorize as seções de maior valor e as de quem está começando. Se a auditoria encontra muitos erros numa seção, recontar só ela; se encontra em muitas seções de uma mesma pessoa, vale rever todo o trabalho daquela pessoa.

5. Trate a divergência

Compare a contagem com o estoque do sistema e liste os itens com diferença acima de um limite (por exemplo, por valor ou por quantidade). Esses itens voltam para recontagem antes do fechamento. Muitas vezes a diferença não é erro de contagem: é produto em outro lugar, nota não lançada, troca de código ou cadastro duplicado. Investigue antes de ajustar.

6. Ajuste o sistema

Com a contagem final aprovada, gere o arquivo no layout que o ERP importa e faça o ajuste de estoque. Guarde o espelho do inventário (a contagem por seção) e o relatório de divergências: são a prova do que foi contado e de por que o estoque mudou.

7. Analise o resultado

• Quebra: quanto o estoque físico ficou abaixo do sistema, em valor e em itens.
• Acuracidade: quantos itens estavam certos antes do ajuste. Veja como calcular no guia de acuracidade de estoque.
• Causas: furto, avaria, erro de recebimento, de expedição ou de cadastro. Cada causa pede uma ação diferente.
• Equipe: quem contou com mais qualidade e em que ritmo, para planejar o próximo inventário.

Checklist rápido

Quando	O que fazer
Uma semana antes	Definir escopo, data, corte de movimentação e equipe
Dois dias antes	Organizar o estoque, separar avarias, etiquetar as seções
Na véspera	Exportar o cadastro, lançar as notas pendentes, testar os aparelhos
No dia	Contar por seção, auditar, tratar a divergência
Depois	Ajustar o ERP, guardar o espelho, analisar quebra e causas